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Wir müssen reden!

In vielen unserer redaktionellen Beiträge ging und geht es immer wieder um die Kommunikation. Gerade jene Menschen, die viel mit anderen zu tun haben, sprechen oft aneinander vorbei. Der eine sagt Lila und der andere versteht Baustelle. In der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und bei Projekten treten oft unnötige Fehlerquellen auf, oft aus Zeitmangel, die das Leben für beide Seiten erschweren. Das muss nicht sein. Sieben Tipps, damit Sie bei der Kommunikation mit Ihren Auftraggebern kein blaues Wunder erleben.

  1. Keep it short and simple
    Jede Branche hat ihre eigene Tonalität. Für den einen sind Fachbegriffe das tägliche Brot, für den anderen Fremdworte. Oft gibt es für einen Begriff mehrere Bezeichnungen, der Nährboden für die ersten Missverständnisse ist gelegt. Finden Sie einfache Erklärungen und fragen Sie nach.

  2. Zuhören
    Achten Sie im Gespräch mit Ihrem Gegenüber auf das Gesagte und auf die nonverbale Kommunikation. Was wird betont, was wiederholt und welche Körperhaltung wird eingenommen? Wenn Sie Ihr Visavis nicht sehen können, fragen Sie in E-Mails nach. Nehmen Sie sich bei den Formulierungen lieber eine Minute länger Zeit und texten Sie im Notfall um. Bedenken Sie: Einen Konflikt auszuräumen, dauert sicher länger.

  3. Erfahrungsschatz und Fachwissen
    Auch wenn Ihr Gegenüber aus der Branche kommt und Sie davon ausgehen können, dass er ein Experte ist, muss es nicht heißen, dass er Sie versteht. Jeder kommt vielleicht aus einem anderen Bereich und bringt unterschiedliche Erfahrungen mit. Überprüfen Sie immer wieder, ob Sie bei einem Thema noch immer auf der gleichen Wellenläge schwimmen.

  4. Kommunikationswege
    Mit den sozialen Medien sind viele neue Kommunikationswege hinzugekommen. Legen Sie sich fest, in welchen Sie kommunizieren. Es ist zwar vielleicht einfach und schnell, eine SMS zu schreiben oder eine WhatsApp-Nachricht zu schicken, aber wie können Sie das jemals wieder nachvollziehen? Es dauert einfach länger, darüber nachzudenken, mit welchem Kunden Sie wie kommuniziert haben. Im Business ist das klassische E-Mail neben dem Telefon nach wie vor das Mittel der Wahl. Vor allem können Sie ein Back-up über den Verlauf der Kommunikation anlegen, was im Fall des Falles wichtig sein könnte.

  5. Dokumentation von Meilensteinen
    Melden Sie sich beim Auftraggeber selbst und berichten Sie über den Stand der Leistungen. Sie können bei der Gelegenheit fixe Termine anführen, wann was fertiggestellt ist. Das gibt Ihrem Gesprächspartner das Gefühl der Sicherheit und Sie zeigen Ihre Zuverlässigkeit als Dienstleister. So mühsam es auch ist, verfassen Sie Protokolle. Diese müssen kein Roman sein, aber so ist nachvollziehbar, was vereinbart wurde. Immer beliebter wird der Einsatz von Collaboration Tools. Sie helfen, Zeit zu sparen, Abläufe zu optimieren und bei der Dokumentation.

  6. Konflikte
    Jeder kennt das, es schaukelt sich langsam auf und dann genügt eine Kleinigkeit, die das Fass zum Überlaufen bringt. Atmen Sie tief durch und antworten niemals im Zorn! Überprüfen Sie erst Ihre Seite, das, was vereinbart wurde und worum es eigentlich geht. Fragen Sie sich selbst, wie wichtig Ihnen der Kunde und das Projekt sind, denn das erhöht die Kompromissbereitschaft.

  7. Grenzen ziehen
    Als Dienstleister müssen Sie sich nicht alles gefallen lassen. Prüfen Sie bei sich selbst, wo Ihre Grenzen liegen. Legen Sie sich sachliche Argumente bereit, warum zum Beispiel der Änderungswunsch jetzt nicht mehr im Auftrag enthalten ist. Etwas Humor hat noch nie geschadet und vielleicht kann es der Kunde so besser nehmen. Sprechen Sie aktiv Themen an! Das ist auf lange Sicht gesehen viel gesünder!

Foto: iStock.com/Andrew Rich

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