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Die Kunst des Delegierens

„Bis ich das erklärt habe, ist es auch schon gemacht.“ Dieses oder ähnliche Statements sind zumeist von Firmenchefs zu hören. Dabei leiden gerade selbstständig tätige Menschen oft an Dauerstress, Überforderung und Zeitmangel. Richtig delegieren ist eine Kunst und will gelernt sein. Lesen Sie hier, welches Geheimnis dahintersteckt und wie es doch noch klappen kann, die Zügel aus der Hand zu geben.

In der Theorie hören sich die Tipps so einfach an. Zahlreiche Ratgeber beschreiben, worauf beim Delegieren zu achten ist. Jeder, der es schon selbst versucht hat, geht sicher mit gemischten Gefühlen an die Sache heran. Denn Aussagen wie die folgenden lösen oft ein stilles Kopfnicken aus: Ich muss es selbst ma-chen, sonst ist es nicht richtig gemacht. Keiner außer mir weiß, was zu tun ist. Bis ich es erklärt habe, ist es auch schon erledigt. Ich habe es schon öfter versucht, aber es geht kaum bis gar nicht. Schön und gut, aber das hilft Ihnen keinen Schritt weiter.

Ängste
In vielen Fällen stecken Bedenken oder Ängste dahinter, bestimmte Aufgaben aus der Hand zu geben. Manche Unternehmer denken mög-licherweise, sie wirken dadurch weniger kompetent, die Ergebnisse lassen zu wünschen übrig oder im schlimmsten Fall akzeptieren die Kunden das nicht, wenn beispielsweise in einem Projekt die Ansprechperson plötzlich wechselt. Anzuführen wären noch das Thema Kontrollverlust und ein gewisses Maß an Unersetzbarkeit.

Vorteile
Genau betrachtet gibt es viele Vorteile. Ein wesentlicher Aspekt ist sicher der Zeitfaktor. Wenn es gut läuft und Sie Übung im Delegieren haben, dann steht Ihnen einfach mehr Zeit für das Wesentliche zur Verfügung. Abgesehen von den Kernaufgaben haben Sie mehr Raum dafür, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln. Das bringt mehr Aufträge, finanziellen Erfolg und macht Sie zufrieden. Zusätzlich reduziert sich Ihr Stresslevel, weil Sie nicht mehr alles alleine abwickeln müssen. Hinzu kommt, Sie können Aufgaben, die Sie erledigen, weil es sein muss, abgeben oder zumindest Teile davon. Das entlastet. Noch ein Vorteil, aber für den müssen Sie jetzt stark sein: Eine andere Person bringt möglicherweise in Abläufe oder Aufgaben einen frischen Wind hinein, weil das Thema mit einer neuen Perspektive betrachtet wird. Aber auch dahinter verbergen sich neue Chancen und bessere Ergebnisse.

Was lässt sich delegieren?
Natürlich ist das Abgeben von Aufgaben situationsabhängig und muss von Fall zu Fall entschieden werden. Gleichzeitig ist es aber eine gute Gelegenheit, die eigenen Abläufe zu analysieren. Welche Schritte verbergen sich dahinter, haben Sie ein System, nach dem Sie handeln, oder erfinden Sie quasi jedes Mal das Rad von Neuem? Gerade die Routine-to-dos lassen sich gut zerlegen, denn sie sind ja wiederkehrend. Alles im Bereich der Administration, vorbereitende Tätigkeiten, z. B. für die Buchhaltung Belege sortieren oder Ähnliches, kann sicher ausgelagert werden.

Etwas anders sieht es bei spezielleren Aufgaben aus, die eine gewisse Komplexität mit sich bringen. Hier müssen Sie einen Partner finden, mit dem Sie laufend kooperieren. Als Beispiel: Sie sind hervorragend in der Konzeption, aber Sie quälen sich mit der Abwicklung einer Kampagne. Wenn Sie das erkennen und zulassen, wäre es ein günstiger Zeitpunkt, die Gelegenheit beim Schopf zu packen.

Was bei Ihnen selbst bleiben muss
Lassen Sie sich nicht dazu verführen, bei eher kritischen Aufgaben oder Zeitmangel einen Versuchsballon zu starten. Manche Kunden sind stark auf eine Persönlichkeit fixiert und könnten mit Abwehr reagieren. Ebenso geht es nicht bei Leistungen, die Sie selbst abwickeln müssen, weil es zu einer Ihrer Domänen zählt, z. B. ein Meeting leiten, das Regeln von finanziellen Angelegenheiten oder Texte verfassen.

Erwartungen
Wie viele Menschen kennen Sie, die wirklich gut delegieren können? Woran erkennen Sie persönlich, dass jemand gut delegiert? Wie definieren Sie selbst ausgezeichnetes Delegieren? Jeder setzt seinen Maßstab woanders an. Wichtig ist, dass Sie für sich selbst festlegen, wie das Ergebnis aussehen muss. Schon alleine daran können Sie erkennen, ob Ihre Forderungen realistisch sind oder Sie auch an sich selbst zu hohe Erwartungen stellen.

Loslassen
Abgesehen von praktischen Dingen wie schon beschrieben (Abläufe analysieren etc.) gibt es einen wesentlichen Punkt und der beginnt bei Ihnen selbst. Lassen Sie los. Passieren kann immer etwas, aber mit ein bisschen Übungen kommt die Sache ins Laufen.

Fünf Schritte, wie Sie das Delegieren angehen:

  1. Aufgaben entwirren, analysieren und strukturieren
    Was ist gefordert, wer kann das machen und wie muss das Ergebnis aussehen?
  2. Zeit nehmen
    Damit Sie künftig mehr Zeit haben, müssen Sie zu Beginn Zeit investieren. Es besteht sicher Erklärungsbedarf, Hintergrundwissen und es gibt Feedback-Schleifen.
  3. Rechtzeitig delegieren
    Wenn der Hut brennt und der Druck, Ergebnisse zu liefern, zu groß wurde, geht die Aufgabenverteilung wahrscheinlich schief. Beginnen Sie früher damit!
  4. Transparenz
    Halten Sie mit nötigen Informationen nicht hinter dem Berg, sondern geben Sie der Person, an die delegiert wird, alles, was sie wissen muss. So kann die Aufgabe gelingen.
  5. Evaluierung und Kontrolle
    Nach Abschluss ist es wichtig, Rückmeldung zu geben, aber so, dass Wertschätzung spürbar ist. Fähigkeiten kann man immer ausbauen.

Foto: iStock.com/Petar Chernaev

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