Wenn das Finanzamt zweimal klingelt ...

Betriebsprüfungen sind für viele Kreativbetriebe der Alptraum. Schon der Gedanke daran löst Hitzewallungen aus. Umso wichtiger ist es zu wissen, wie Sie sich verhalten sollten und welche Unterlagen bei der sogenannten Außenprüfung vorzulegen sind. Bleiben Sie ruhig und bewahren Sie einen kühlen Kopf – hier sind hilfreiche Fakten und zusätzlich gibt es eine Checkliste, mit der Sie rasch einen Überblick bekommen.

Guten Tag, Finanzpolizei! Wer soll was tun, wenn die Finanzpolizei oder der Prüfer vom Finanzamt vor der Tür steht? Zuerst einmal: ruhig Blut und kühlen Kopf bewahren. Unter Hundebesitzern würde man sagen: „Der will ja nur spielen.“ Leider ist es nicht ganz so einfach. Die Damen und Herren vom Finanzamt sind höflich und sie wissen, welche Wirkung sie bei Unternehmen auslösen. Auch in diesem Fall gilt: Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus.

Kontaktperson festlegen
Es hat sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen, schon vor der Kontrolle eine Kontaktperson innerhalb des Betriebes zu definieren. Bei Ein-Personen-Unternehmen (EPU) ist man das natürlich selbst. Diese Kontaktperson ist dann der Ansprechpartner des überprüfenden Organs und sollte selbstverständlich über (fast) alle für das Finanzamt interessanten Vorgänge im Unternehmen informiert sein. Sobald der Kontrolleur im Unternehmen erscheint, sind sowohl diese Kontaktperson als auch die Geschäftsleitung sofort zu informieren. Die Kontrollorgane sollten dann in einen separaten Besprechungsraum geführt werden. Sollte keiner vorhanden sein oder dieser Wunsch abgelehnt werden, ist es ratsam, den Wunsch zu äußern, mit der Kontrolle bis zum Eintreffen der Kontaktperson und/oder der Geschäftsleitung zuzuwarten.

Ausweispflicht
Die Mitarbeiter des Finanzamtes haben sich immer vor der ersten Amtshandlung auszuweisen. Der Dienstausweis des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) ist ein Lichtbildausweis im Scheckkartenformat. Ebenso ist vor der Amtshandlung vonseiten der Finanz klar zu definieren, was der Grund des Besuches ist und was genau kontrolliert werden soll. Dies dient einerseits der Information des Steuerpflichtigen, andererseits können entsprechende Unterlagen vorbereitet werden, während beispielsweise noch auf den Steuerberater gewartet wird. Im Übrigen ist das Organ verpflichtet, eine Rechtsbelehrung durchzuführen.

„Legen Sie im Vorfeld fest, wer was und in welcher Reihenfolge zun sollt.“

Da die Organe der Finanz angehalten sind, den laufenden Geschäftsbetrieb möglichst wenig zu beeinträchtigen, kann es durchaus sinnvoll sein, vor Beginn der Kontrolle Organisatorisches abzuklären. Ebenso wichtig ist es, dass die kontrollierenden Organe, die immer mindestens zu zweit sein müssen, von einem Firmenangehörigen, bestenfalls der Kontaktperson, begleitet werden. Der Rahmen einer normalen Kontrolle hat gewisse Grenzen; ein „in Augenschein nehmen“ wird zu gestatten sein, ein gezieltes Durchsuchen nur dann, wenn es eine richterliche Anordnung dazu gibt, und diese muss VOR der Amtshandlung vorliegen.

Arbeitsplatz aufräumen
Alle anderen Mitarbeiter stellen in genau diesem Moment die Arbeit ein und räumen unverzüglich ihre Arbeitsplätze auf, denn die Kontrollorgane haben das Recht, alle offen herumliegenden Unterlagen in Augenschein zu nehmen und sich daraus ergebende Zufallsfunde zu verwerten. Ziel dieses Vorgehens ist, dass bei der nachfolgenden Kontrolle nichts offen im Büro herumliegt. Die Kontaktperson/Geschäftsleitung sollte – soweit das möglich und der Sache zuträglich ist – umgehend einen Parteienvertreter (Steuerberater oder Rechtsanwalt) informieren, eventuell verbunden mit der Bitte des umgehenden Erscheinens.

Unterlagen aushändigen?
Es besteht keine Pflicht, den überprüfenden Organen irgendwelche Unterlagen auszuhändigen oder Kopien anzufertigen. Grundsätzlich lassen sich alle Dokumente nachreichen. Es ist aber dennoch ratsam, selbst ein Protokoll darüber aufzunehmen, welche Handlungen gesetzt und welche Dokumente eingesehen wurden. Bei förmlichen Befragungen – diese erkennt man daran, dass über sie ein Protokoll aufgenommen wird – sollte man immer vorher abklären, ob man als Beschuldigter, Verdächtiger, Zeuge oder bloß als Auskunftsperson befragt wird. Die beiden Erstgenannten haben ein Recht darauf, nicht auszusagen, ebenso Zeugen, wenn sie sich selbst belasten könnten.

Protokoll erstellen
Über die gesamte Kontrolle ist vonseiten der Behörde ein Protokoll anzufertigen, das auch zumindest in Kopie dem Steuerpflichtigen auszuhändigen ist. Insofern ist eine eigene Protokollierung der Sache dienlich, wenn nach der Amtshandlung festgestellt wird, dass sie rechtswidrig war.

Schutzlos ausgeliefert?
Alles bisher Gesagte gilt natürlich nur eingeschränkt, wenn Gefahr in Verzug ist. Insbesondere dann, wenn die Kontrolle illegaler Ausländerbeschäftigung, Lohndumping, Sozialbetrug oder dem illegalen Glücksspiel gewidmet ist. Die Kontrolle muss aber immer geeignet sein, das Ziel zu erreichen, sie muss erforderlich sein, es darf also kein anderes (milderes) Mittel geben, um das Ziel zu erreichen, und sie muss angemessen sein. 20 Mann in Kampfmontur, welche die Registrierkasse eines kleinen Greißlers in einem Dorf im Waldviertel überprüfen, werden den Rahmen der Angemessenheit wohl sprengen. Körperlicher Widerstand gegen die Amtshandlung ist ebenso nicht ratsam, sonst kommt zum Einsatz der Finanz ein Einsatz der Polizei hinzu, der im schlechtesten Fall dann auch noch die Justiz tätig werden lässt. Man ist aber der Kontrolle der Finanz nicht ganz schutzlos ausgeliefert, da man sich gegen rechtswidrige Akte im Rahmen einer Kontrolle beschweren kann; entweder sofort – und damit geht die Beschwerde in das Protokoll ein – oder danach, wenn sich der erste Schreck gesetzt hat.

Registrierkasse-Nachschau
Abschließend darf ich noch kurz auf die aktuell in Niederösterreich und Wien „umgehenden“ und die Registrierkasse überprüfenden Finanzbeamten eingehen. Es geht, wie schon oben dargelegt, in erster Linie darum, Ruhe zu bewahren. Die Damen und Herren der Finanz sind derzeit unterwegs, um einerseits nachzusehen, ob denn die bisherige Regelung umgesetzt wurde (Registrierkasse angeschafft). Und andererseits, um die Steuerpflichtigen zu belehren, dass mit 1. April 2017 (und das ist leider kein Aprilscherz) die sogenannten Kryptoeinheiten gemeinsam mit den Kassen funktionieren müssen. Die Inbetriebnahme dieser Kryptoeinheiten ist nicht ganz ohne und wird den einen oder anderen sicherlich ein wenig beschäftigen. Ich rate daher jedem, sich lieber früher als später mit seinem Kassenlieferanten zu diesem Thema auszutauschen. Diejenigen Werber, die ausschließlich mittels Rechnung fakturieren und das Honorar immer überwiesen bekommen, brauchen mangels Bargeld auch keine Registrierkasse. Selbiges gilt, wenn der Jahresumsatz € 15.000,- nicht übersteigt und weniger als € 7.500,- in bar kassiert werden. Viel Spaß und Gratulation all jenen, die in diese Gruppe fallen – auf dem Protokoll der Finanz sind diese Fälle nicht vorgesehen.

Eine weitere Mär im Rahmen der Überprüfung der Registrierkassen ist die Aufforderung seitens der Finanz, den aktuellen Kassenstand auszulesen und dann mittels Zählung des Bargeldes Schlüsse daraus zu ziehen, ob die Kasse stimmt oder nicht. Im Gesetz steht, dass der Steuerpflichtige die Einnahmen mittels elektronischer Registrierkasse zu erfassen hat. Die Ausgaben können, müssen aber nicht, über selbige Kasse erfasst werden. Daraus folgt, dass ein Kassenstand, den die Registrierkasse auswirft, stimmen kann, aber nicht muss.

Die Finanz hat insofern keine Handhabe; wenn der Kassenstand und die tatsächliche Geldmenge nicht übereinstimmen, macht das nichts und sagt auch überhaupt nichts über die Ordnungsmäßigkeit der Kasse aus. Ebenso hört man immer wieder, dass die Finanzprüfer einen Steuerpflichtigen (einen Wirt) aufgefordert hätten, sofort die Kassenüberprüfung zu gestatten und nicht weiter seine Gäste zu bedienen, obwohl sie ihm schon eine gute Stunde bei der Bedienung der Kasse zugeschaut hätten und zum Zeitpunkt der Überprüfung das Mittagsgeschäft voll im Anlaufen war. Hier kommt wieder das Organisationshandbuch der Finanzpolizei zum Zug, das besagt, dass eine Amtshandlung immer erforderlich, angemessen und geeignet sein muss, das Ziel zu erreichen. Entspricht der geschilderte Fall der Wahrheit, stellt sich daher die Frage nach der zeitlichen Angemessenheit und der Erforderlichkeit.

Der Steuerberater mit dem guten Kaffee empfiehlt Ihnen, sich auf den Besuch der Finanzkontrollorgane vorzubereiten. Besprechen Sie gegebenenfalls vorher mit Ihrem Steuerberater, was alles kontrolliert werden kann, definieren Sie, insbesondere in größeren Betrieben, die Aufgaben der Kontaktperson und schulen Sie das Personal entsprechend. Bewahren Sie kühlen Kopf und denken Sie immer daran: Die wollen nur spielen.