Mag. Katja Bauer

Synergy Management & Unternehmensberatung GmbH

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Agilität: das neue Zauberwort

Unternehmen sind immer mehr gefordert, auf Veränderungen rasch reagieren zu können – und das bei zunehmender Komplexität und Geschwindigkeit. Dabei setzen viele Betriebe auf neue Arbeitsformen wie Agilität. Umso wichtiger ist es, sich die Fragen zu stellen: Was heißt das für mich als Unternehmer? Was bringt mir die Zukunft? Kundenprojekte agil gestalten – welches Mindset braucht es? Was ist Agilität überhaupt? Drei Tipps zur schnellen Umsetzung.

Agilität bedeutet die Fähigkeit, sich selbst und Organisationen anzupassen, um künftig bei unvorhersehbaren Veränderungen rasch re-agieren zu können. Unsere Studie zeigt, dass Agilität oft mit Flexibilität verwechselt wird. Flexibel ist chaotisch, man agiert planlos. Agilität hingegen hat klare Strukturen, einen Plan, verfolgt ein klares Ziel – jedem ist bekannt, was seine Rolle ist und welche Aufgaben zur Zielerreichung wichtig sind.

Agilität ist keine Toolbox, sondern eine neue Art zu denken!

Es geht darum, auf Basis von vereinfachten, klar strukturierten Arbeitsabläufen schneller und effizienter ans Ziel zu gelangen. Auch oder gerade dann, wenn das Ziel als solches noch nicht von Anfang an feststeht. Prozesse wie Scrum, Kanban, Design Thinking und Lean Startup etc. helfen im Alltag dabei, Projekte effektiver zu organisieren und fördern selbstorganisiertes Arbeiten.
Sinn und Zweck – wozu eigentlich Agilität?

Laut „Hay HR Report Agile Organisationen 2018“ erwarten 69 Prozent bis 2021 einen Bedeutungszuwachs an agilen Organisationen. Der Hauptnutzen agilen Arbeitens liegt in einer höheren Flexibilität, Schnelligkeit und besseren Vernetzung innerhalb der Organisation. Im Rahmen oben genannter Studie „Organisation 4.0 – Agilität in Unternehmen“ interviewten Studierende der FH Wr. Neustadt im Auftrag und in Begleitung von Synergy Management österreichische Unternehmen und erfragten, welche Veränderungen die Unternehmen er-warten. Für rund zwei Drittel der Befragten ist die Ausrichtung auf Kunden(-wünsche) in Zukunft Kernthema, je ca. ein Drittel sieht die Entwicklung von Digitalisierung und Führungsverhalten als künftige Veränderung bzw. Herausforderung.
Wie schaffen wir das?

Agile Arbeitsformen stellen den Kunden und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt und bieten somit interessante Lösungsansätze für diese künftigen Herausforderungen. Für viele Unternehmen stellt sich daher die Frage: Wie schaffen wir die Veränderung (von einer klassischen) zu einer agilen Organisation? Oben genannte Frameworks und Prozesse (Scrum, Kanban, Design Thinking …) stellen Strukturen, Methoden und Praktiken bereit, um den Kunden früh einzubinden, effizient zusammenzuarbeiten und rasche Reaktionen zu ermöglichen (z. B. Review, Retrospective, Daily Stand-up …).

Welches Mindset?
Damit agiles Arbeiten gelebt und wirkungsvoll eingesetzt wird, benötigt es vor allem das richtige Mindset. Basis dafür sind gelebte Werte wie Offenheit, Fokus, Mut, Respekt und Selbstverpflichtung. Diese agilen Werte prägen unseren Job und unsere Art und Weise, wie wir im Unternehmen miteinander (interne Kunden) umgehen, wie wir unsere Leistungen erstellen und wie wir den Kontakt mit unserem (externen) Kunden professionell gestalten. Werte geben dem Arbeiten einen Sinn, daher sind sie das Fundament für agiles Arbeiten.

Drei Tipps zur schnellen Umsetzung

Tipp 1: Definieren Sie Ihre ersten agilen Prozesse
Oft sitzt das komplette Team einmal im Monat (oder einmal im Quartal) zusammen, um die laufenden Geschäftsprozesse und geplanten To-dos zu besprechen. Das dauert dann auch meistens länger. In komplexen und unvorhersehbaren (Markt-)Situationen sind kürzere Zyklen mit kurzen Meetings effektiver. Agile Arbeitsformen nutzen dafür ein „Daily“ oder „Weekly Stand-up“, um neueste Ergebnisse, Veränderungen oder Fortschritte sehr direkt auszutauschen und schnell Feedback zu erhalten. Dabei unterstützt eine geeignete Visualisierung die effiziente Durchführung und sorgt für Transparenz im Team und mit dem Auftraggeber.

Tipp 2: Setzen Sie sich und Ihrem Team realistische (Sprint-)Ziele
In der klassischen Projektplanung wird eine Aufgabe im Top-down-Prinzip, also von „oben nach unten“ delegiert. Das dauert manchmal lange und kann zu Missverständnissen und Frustration bei Nicht-Erfüllung führen. In volatilen Projekten ist es effektiver, gemeinsam im Team realistische und kurzfristige Ziele zu entscheiden und mit kurzfristigen Deadlines zu versehen. Mithilfe solcher kurzfristigerer Planungs-, Entscheidungs- und Feedback-Zyklen reagieren Sie weitaus flexibler auf Veränderungen. Auch hier ist eine Visualisierung von Auf-gaben und Zielen für das Team, z. B. auf einem Kanban-Board, sehr nützlich.

Tipp 3: Ausprobieren und lernen
Neues ausprobieren, „learning by doing“ liefert in neuen, komplexen Projekten schnellere, bessere und kreativere Resultate. Es kann nicht schaden, bewährte (Organisations-)Strukturen zu hinterfragen, auf den Kopf zu stellen und statt eines perfekten Endprodukts zunächst eine Art „Prototyp“ anzuvisieren. Solche Erst- und Zwischenergebnisse können schneller bewertet und analysiert werden. In solchen Phasen sollten Sie sämtliche Prozesse nach „Lean Startup“ so einfach und unkompliziert wie möglich halten. Im agilen Projektmanagement gilt „Fail earlier to succeed sooner“.

Ich bin der festen Überzeugung, dass agiles Arbeiten ein wertvoller und wichtiger Bestandteil in unserem Leben ist und noch mehr wird. Wir begleiten als Unternehmen Organisationen und Mitarbeiter auf ihrer Reise zu mehr Agilität und Effektivität. Unser Ziel: Focusing on getting better! Ich wünsche Ihnen viel Erfolg (und Spaß) dabei!

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Foto: iStock.com/Melpomenem

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