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Abgehakt

To-do-Listen sollen uns das (Berufs-)Leben erleichtern. Auf einen Blick sind die Aufgaben ersichtlich und jeden erledigten Punkt werten wir als Erfolg. Egal ob Zettelwirtschaft oder App, irgendwie scheinen diese Listen ein Eigenleben zu führen: Kaum geschafft, sind sie voller als je zuvor. Ein neuer Versuch! Sechs Tipps, wie Sie bei Ihren To-dos die Oberhand behalten.

Ein neuer Stift, ein schöner Block oder die Wunder-App motivieren uns immer wieder aufs Neue, unser Selbstmanagement besser zu organisieren. Schon alleine beim Erstellen fühlen wir uns äußerst produktiv, alles scheint bewältigbar und hält sich offensichtlich im Rahmen. Einfache Aufzählungen, Tabellen, Nummerierungen, Prioritäten mit Farbe markiert oder Post-its für die wichtigsten Punkte … Ganz wie jeder mag, es geht dahin. Doch die Freude währt nicht lange, denn Kollegen, Kunden, Projekte oder neue Ideen machen uns einen fetten Strich durch die Rechnung. Zurück an den Start: Wenn nichts hilft, Sie in alte Muster verfallen oder sich die Welt gegen Sie verschwört – zurück zu Punkt eins. Im schlimmsten Fall: ein neuer Stift, ein schöner Block oder die Wunder-App …

1) Kopf entlasten
Etwas aufzuschreiben hat den Vorteil, dass wir unser Gehirn entlasten, weil wir nicht mehr ständig im Hinterkopf haben, was noch zu erledigen ist. Wir beruhigen uns selbst damit, wenn wir die Gedanken festhalten. Es ist in diesem Zusammenhang nicht so wichtig, ob wir auf Papier kritzeln, an der Wand Post-its auf einen Planer kleben oder in die Tasten hauen. Das ist Geschmackssache und typabhängig.

2) Übersicht durch Aufteilung
Im Vorfeld muss entschieden werden, nach welchen Kriterien die Aufteilung erfolgen soll: Geht es eher nach Kunden oder Projekten, die nach Aufgaben unterteilt sind, nach Prioritäten oder nach den besten Kombinationsmöglichkeiten? Jetzt wird es schwierig: Sie müssen sich für ein durchgängiges System entscheiden, sonst ist das Chaos vorprogrammiert. Es macht auf alle Fälle Sinn, große Aufgaben zu teilen. Denn wenn quasi nur die „Überschrift“ vorhanden ist, haben wir ständig das Gefühl, etwas zu vergessen. Bringen Sie Farbe ins Spiel, um Prioritäten zu setzen. Grobe Kategorien wie z. B. Anrufe, Angebote einholen, Rechnungen schreiben, Bestellungen etc. zeigen auch gleich auf, wie viel Zeit Sie sich dafür nehmen müssen.

3) Platz lassen
Digital lässt sich dieser Punkt leichter lösen. Auf Papier ist es sinnvoll, von Anfang an Freiraum zwischen den Auflistungen zu schaffen. Denn sonst löst jedes Gekritzel, wenn etwas Neues hinzukommt (was wahrscheinlich ist), eine kleine Panikattacke aus.

4) Abhaken zelebrieren
Es ist ein wunderbares Gefühl, einen Punkt auf der Liste erledigt zu haben. Genießen Sie den Moment, lassen Sie innerlich kurz los und freuen Sie sich. Ziehen Sie das durch, Belohnung muss sein.

5) Anders als bisher
Denken Sie bitte kurz nach: Was stört Sie am meisten bei Ihren Abläufen, was hindert Sie daran, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten? Ein Anruf, eine Frage, eine E-Mail, fehlende Informationen? Wagen Sie den Versuch: E-Mail eine Stunde nicht checken, Handy lautlos oder Telefon umleiten … Delegieren Sie Aufgaben, sagen auch mal Nein und vertrösten Sie auf später oder fordern ein. Ganz wichtig: Krallen Sie sich nicht an Aufgaben fest. Wenn ein Punkt auf der Liste zäh vorangeht oder Ihnen dazu gar nichts einfällt, gehen Sie zum nächsten weiter. Das hilft, den Flow nicht zu unterbrechen.

6) Nicht-To-do-Liste aktivieren
Diese Liste wird Ihnen gefallen. Verlegen Sie auf diese all jene Punkte, die wirklich überflüssig sind. Aufschreiben entlastet das Gehirn, aber nicht jeder Gedanke muss ausgeführt werden. Manches ist einfach Zeitverschwendung oder wirklich unwichtig. Dazu gehören auch Aufgaben, die Sie grundlos ewig vor sich herschieben.

Foto: rawpixel © 123RF.com

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