Interne Kommunikation

Eine entscheidende Rolle fällt Führungskräften bei der Gestaltung der internen Kommunikation zu, die oft als unliebsame Aufgabe gilt. Vermehrt wird auf die Sicht nach außen geschielt und die Öffentlichkeitsarbeit vorangetrieben. Das „Gespräch nach innen“ bleibt auf der Strecke. Dabei wäre es wichtig, gerade die Mitarbeiter, Kooperationspartner oder nahe Lieferanten einzubeziehen.

Jeder kennt Beispiele wie diese: Mitarbeiter erfahren aus den Medien vom geplanten Stellenabbau oder von neuen, erfolgreichen Aufträgen. Lieferanten wiederum bekommen keine Informationen über die geplante Umstrukturierung des Auftraggebers. Und, und … Eine klare und effektive Kommunikation ist essenziell für den Erfolg einer Organisation und trägt zudem zu einer positiven Unternehmenskultur bei.

Die interne Kommunikation ist wesentlicher Bestandteil der gesamten Unternehmenskommunikation, sie betrifft alle Ebenen oder Geschäftsbereiche. Sie kann formell oder informell gestaltet sein, vertikal nach oben oder unten oder horizontal verlaufen. Ziele sind die Information und Motivation der Mitarbeiter sowie das zeitgerechte Vermitteln von wichtigen Botschaften. Bei sehr kleinen Unternehmen macht es Sinn, Kooperationspartner oder sehr nahe Lieferanten bzw. freie Mitarbeiter einzubeziehen. In Zeiten wie diesen, in denen Umbrüche, Neuausrichtungen und -positionierungen fast an der Tagesordnung stehen, gibt es einen erhöhten Kommunikationsbedarf. Bei Unternehmen, die schnell wachsen, liegt der Fokus auf dem Geschäft und die interne Kommunikation gerät ins Hintertreffen. Aber es ist nie zu spät, an verschiedenen Rädchen zu drehen.

Bauen Sie auf eine strukturierte, interne Kommunikation, denn die Gerüchteküche brodelt schneller als gedacht!

Sechs Schritte, um die interne Kommunikation zu verbessern

1) Wie bei allen Maßnahmen steht am Beginn die Analyse der aktuellen Situation, um herauszufinden, wo Verbesserungsbedarf besteht. Das geht z. B. über Mitarbeiterbefragungen oder Feedbackgespräche.

2) Im nächsten Schritt sind die Zielgruppen bzw. Dialoggruppen der internen Kommunikation zu definieren. Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, wer wie, warum und wo erreicht werden soll.

3) Wenn das so weit klar ist, geht es um die Definition der Kommunikationskanäle wie E-Mails, Intranet, Mitarbeiter-Newsletter, interne Meetings oder Messengerdienste. Es ist wichtig, die richtigen Kanäle für die jeweilige Zielgruppe auszuwählen und zu definieren, wer welchen Kanal nutzt.

Führungskräften fällt bei der Gestaltung der internen Kommunikation eine wichtige Rolle zu.

4) Wer ist wofür zuständig? Die Definition von Verantwortlichkeiten stellt sicher, dass die interne Kommunikation effektiv und reibungslos verläuft. Hierzu zählen etwa die Zuständigkeit für bestimmte Kommunikationskanäle oder die Verantwortlichkeit für die Erstellung und Versendung von Mitarbeiter-Newslettern.

5) Letztendlich hilft die Festlegung von Prozessen und Zeitplänen, dass die interne Kommunikation regelmäßig und strukturiert stattfindet.

6) Um sicherzustellen, dass der Prozess für interne Kommunikation effektiv ist, muss dieser regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Hierbei sollten das Feedback von Mitarbeitern und Erfahrungen ausgewertet werden, um eine kontinuierliche Weiterentwicklung zu gewährleisten.

Ziel-, Dialog- oder Ansprechgruppe
Jede Zielgruppe hat andere Kommunikationsbedürfnisse und bewegt sich in anderen Kanälen. Aber: Wer ist wo zu erreichen? Die Babyboomer-Generation hat oft weniger Bezug zu digitalen Medien. Bei ihnen spielen persönliche Kontakte und eine direkte Ansprache eine wichtige Rolle. Persönliche Gespräche, Meetings und Telefonate sind wichtige Instrumente, um Informationen und Botschaften zu vermitteln. Auch eine schriftliche Dokumentation der wichtigsten Punkte und Beschlüsse kann dazu beitragen, dass Informationen besser aufgenommen werden.

Die Generation X, oft eingeordnet zwischen Babyboomern und Millennials, setzt auf eine klare und effektive Kommunikation, die zielorientiert und auf das Wesentliche reduziert ist, um die Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Eine klare Sprache und eine offene Feedback-Kultur sind hierbei von großer Bedeutung. Auch die Einbindung von modernen Technologien wie E-Mail und Instant Messaging kann die Zusammenarbeit verbessern.

In unsicheren Zeiten besteht ein erhöhter Kommunikationsbedarf.

Für die Generation Y, auch bekannt als Millennials, spielt eine flexible und vernetzte Arbeitswelt eine wichtige Rolle. Sie erwartet eine offene und transparente Kommunikation auf Augenhöhe. Die interne Kommunikation sollte daher über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Social Media oder Messengerdienste erfolgen und möglichst zeitnah und interaktiv gestaltet sein. Auch die Einbindung von modernen Technologien wie Video- und Webkonferenzen oder Kollaborationstools kann den Austausch untereinander fördern.  Mit der Digitalisierung aufgewachsen ist die Generation Z: Für sie spielt die interne Kommunikation über digitale Medien eine wichtige Rolle. Eine Kommunikation über E-Mail, Intranet oder Messengerdienste ist für sie selbstverständlich. Zudem legt die Generation Z Wert auf eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation sowie auf eine offene und transparente Unternehmenskultur. Um die interne Kommunikation für diese Generation optimal zu gestalten, sollten Führungskräfte auf eine klare und prägnante Sprache achten und Bilder sowie Videos einbinden, um die Aufmerksamkeit zu halten.

Kommunikative Führung
Unter guter kommunikativer Führung wird verstanden, dass Führungskräfte in der Lage sind, ihre Visionen und Ziele klar zu kommunizieren und ihre Mitarbeiter mitzunehmen. Sie verfügen über ein hohes Maß an Empathie und können motivieren, indem sie auf die Bedürfnisse und Interessen ihres Teams eingehen. Darüber hinaus sind sie in der Lage, schwierige Botschaften klar und verständlich zu vermitteln und konstruktives Feedback zu geben. Ein kommunikatives Leadership trägt maßgeblich dazu bei, dass das Unternehmen erfolgreich ist und sich weiterentwickelt.

Hier sind einige konkrete Maßnahmen, die Führungskräfte in Bezug auf die interne Kommunikation ergreifen können:

• Setzen Sie klare Ziele und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter sie verstehen und verinnerlichen. Eine klare Botschaft ist entscheidend, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden.
• Fördern Sie regelmäßige Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Management. Halten Sie regelmäßige Meetings ab, um Updates zu teilen, Probleme zu lösen und Feedback zu geben.
• Schaffen Sie Transparenz und teilen Sie wichtige Informationen mit dem Team, beantworten Sie Fragen ehrlich und direkt und schaffen Sie damit eine Atmosphäre, in der sich Mitarbeiter sicher und geschätzt fühlen.
• Holen Sie Feedback ein, um sicherzustellen, dass die interne Kommunikation effektiv ist und die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt. Berücksichtigen Sie das Feedback bei der Gestaltung der internen Kommunikation und passen Sie sie gegebenenfalls an.

In unsicheren Zeiten besteht ein erhöhter Kommunikationsbedarf.

Reagieren Sie auf Veränderungen! Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über Veränderungen informiert werden und dass sie wissen, in welcher Form sie davon betroffen sind.

Toolbox interne Kommunikation
Jedes Team tickt etwas anders und jeder Unternehmer muss herausfinden, was am besten funktioniert. Neben den bereits angeführten Kommunikationswegen bewähren sich regelmäßige Team-Meetings, konstruktive Feedbacks oder einfach informelle Gespräche z. B. in der Küche. Sehr wichtig sind gemeinsame Arbeitsplattformen geworden, die online die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtern, sowie Projekt-Management-Tools, um Auf-gaben und Aufträge zu organisieren. Binden Sie unbedingt die soziale Komponente mit ein. Unternehmungen wie Betriebsausflüge oder ein gemeinsames Mittagessen erreichen in der Kommunikation oft mehr, als man denkt. Bauen Sie auf eine strukturierte, interne Kommunikation, denn die Gerüchteküche brodelt immer!

No-Gos in der internen Kommunikation

• Mangelnde Transparenz
• Unklare Erwartungen
• Fehlende Feedback-Kultur
• Gerüchteküche
• Ignoranz bzw. andere Meinung zählt nicht

Oft ist es die Kombination aus verschiedenen Faktoren, die dazu führt, dass sich Mitarbeiter, Kooperationspartner oder nahe Lieferanten frustriert und unverstanden fühlen.

Beispiele für erfolgreiche interne Kommunikation:

• Regelmäßige Meetings
• Politik der „offenen Tür“
• Newsletter
• Events wie Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste
• Feedback

Es ist wichtig, eine Kommunikationskultur zu schaffen, die auf Offenheit, Klarheit und Wertschätzung basiert, um das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter zu fördern.