Honorare kalkulieren

Weihnachten ist vorbei, der Jahreswechsel war hoffentlich ein guter Rutsch und kein Ausrutsch – jetzt wäre doch ein guter Zeitpunkt, sich mit der Planung des neuen Jahres zu beschäftigen, oder?

Einerseits stellt sich die Frage, die vor einigen Jahren so wunderschön vor einem Gericht in Kärnten gestellt wurde, die da lautet: „Wos woar mei Leistung?“ – und viel wichtiger: „Wos woar sie, also die Leistung, denn wert?“ Insofern ist der Rückblick auf Geschehenes enorm wichtig für den Ausblick auf Bevorstehendes.

Wer sollte planen?
Jeder unternehmerisch tätige Mensch sollte – mindestens einmal im Jahr – planen, wie das nächste Jahr aussehen kann und soll. Da ist ein Blick in die Vergangenheit ratsam: Ist der Plan des Vorjahres aufgegangen oder nicht? Eine Analyse der eigenen Stärken und Schwächen schadet bei dieser Gelegenheit nie. Dabei muss ein Zeit- und Kostenbewusstsein geschaffen werden. Das Ziel dabei soll sein, einen Mindestpreis für die (kreative) Leistung festzusetzen, der errechnet ist und nicht auf einer Abschreibübung vom Mitbewerb oder einem reinen Bauchgefühl basiert.

Welche Kosten kommen auf die Einzelunternehmerin, den Einzelunternehmer zu?
Telefon, ein bzw. mehrere Computer, ein Drucker, Website, Werbemittel etc., um in den Köpfen der Kundinnen und Kunden verankert zu sein. Jede Unternehmerin und jeder Unternehmer – und sei das Unternehmen noch so klein – benötigt eine Berufshaftpflichtversicherung und ist als Mitglied der WKO pflichtversichert bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen. Ob die Dienstleisterin bzw. der Dienstleister ein Auto braucht oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt, ist eine individuelle Entscheidung, muss aber trotzdem mitberechnet werden.

Wachstum ist willkommen
Früher oder später stellen sich weitere wichtige Fragen: Ist es Zeit, in ein Büro zu ziehen oder passt ein Co-Working-Space? Würde mir eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Arbeit abnehmen, damit ich mich auf meine Kernkompetenzen konzentrieren kann? Sollte ich mich mit anderen EPU zusammentun, damit wir gemeinsam besser am Markt auftreten können?

Der Rückblick auf Geschehenes ist wichtig für den Ausblick auf Bevorstehendes.

Wie viel Zeit ist tatsächlich verrechenbar?
Wer diese Frage beantworten kann, wird seiner Zeit nicht mehr nachhetzen und wahrscheinlich weniger Stress haben. Zur Veranschaulichung ein paar Standardzahlen: Theoretisch hat das Jahr 52 Wochen, abzüglich fünf Wochen Urlaub, zwei Wochen Feiertage und zwei Wochen Krankheit. Es bleiben rund 43 Wochen zur Verfügung. Bei fünf Arbeitstagen zu je acht Stunden ergibt das dann 1720 Stunden Arbeitszeit pro Jahr. Das sollte reichen, oder?

Da sich eine Einzelunternehmerin oder ein Einzelunternehmer um so viele Angelegenheiten außerhalb ihrer bzw. seiner Kernkompetenzen kümmern muss, bleiben von den acht Stunden täglich bestenfalls drei bis vier Stunden übrig, in denen sie bzw. er für die Kundinnen und Kunden tätig sein kann. Der Rest wird mit Buchhaltung, E-Mails, Telefonaten, Geschäftsanbahnungstreffen, Netzwerkveranstaltungen, der eigenen Werbung oder Ähnlichem verbracht. Von den drei bis vier Stunden für Kundinnen und Kunden sind hoffentlich eine Stunde bis eineinhalb Stunden direkt verrechenbar. Dieser Wert muss natürlich steigen, je größer der Aufwand ist, der betrieben wird.

Wie hoch ist denn nun mein Stundensatz, wie viel der aufgewendeten Zeit ist tatsächlich verrechenbar? Kreative sind meistens keine Zahlenmenschen.
Viele Werberinnen und Werber stehen vor dem Rätsel des geeigneten verrechenbaren Stundensatzes. Natürlich kann jede und jeder auf die Honorare des Mitbewerbs schielen und sie unter- oder überbieten. Aber das ist auf Dauer keine sinnvolle Strategie. Daher ist die Unternehmensplanung so wichtig, insbesondere die Kosten- und Gewinnplanung.

Meine Erfahrung zeigt, dass dieser Bereich des Unternehmertums für kreative Menschen oft schwierig ist – haftet der Buchhaltung und der Gewinnrechnung doch scheinbar so wenig Kreatives an. Aber der Schein trügt, gerade in der Planung steckt enorm viel kreatives Potenzial.

Stecken Sie den Kopf nicht in den Sand, wenn es mal eng wird!

Noch einen Schritt weiter gehen wir bei der Liquiditätsplanung
Übersetzt heißt das: Heute schon wissen, dass ich morgen das Geld habe, das ich übermorgen brauche. Und nein, das hat überhaupt nichts mit Voodoo-Zauber zu tun. Planungen sind immer schwierig und mit einem gewissen Unsicherheitsfaktor behaftet. Wer kann schon in die Zukunft schauen? Aber: Je genauer Sie die aktuellen Zahlen aufbereiten und je detaillierter Sie in die Zukunft blicken, desto sauberer wird die Planung werden. Jede und jeder sollte sich, zumindest einmal bei der Gründung, überlegt haben, wie das Unternehmen bestehen soll. Je größer das Unternehmen ist, desto öfter müssen Sie planen. Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, desto mehr Kommunikation der Planung ist notwendig. Ein EPU wird für die Planung wahrscheinlich kein Flipchart mit einer Mindmap füllen. Den Kopf schief zu halten und eventuell ein paar Notizen werden wohl reichen, um zu wissen, wohin man möchte. Einem 200-Per-sonen-Unternehmen werden die Ziele des Quartals, des Jahres oder des Projekts entsprechend anders mitgeteilt werden müssen.

Die Mutter aller Planungen
Genauso verhält es sich mit der Mutter aller Planungen, der Liquiditätsplanung. Korrekt ausgeführt planen Sie wöchentliche Geldflüsse, dazu zählen die Einnahmen sowie Ausgaben. Sie können daher den wöchentlichen Geldmittelbedarf und den wöchentlichen Geldmittelstand planen. Diese detaillierte Planung erfolgt normalerweise nur dann, wenn Sie das unbedingt benötigen, nämlich in der Krise. Wenn es schon so weit ist, bitte ich Sie als Berater: Wurschteln Sie nicht selber in einer Liquiditätsplanung herum, sondern wenden Sie sich bitte an einen Profi. Wenn sich das Unternehmen schon in der Krise befindet, brauchen Sie sowieso die Hilfe Ihrer Steuerberaterin oder Ihres Steuerberaters und/oder einer Sanierungsexpertin bzw. -experten. Für die normale Planung reicht eine relativ einfache Milchmädchen-Rechnung.

Der erste Schritt, um mit der Planung überhaupt beginnen zu können, ist, sich einen genauen Überblick über die Finanzlage des Unternehmens zu verschaffen. Dazu müssen aus der Buchhaltung entsprechende Daten kommen. Eine kurzfristige Erfolgsrechnung, also einen Ausdruck einer rudimentären Gewinn- und Verlustrechnung für den aktuellen Monat, sollte jede Buchhaltungssoftware auf Knopfdruck liefern können. Verknüpfen Sie dieses Wissen mit den Kontoständen der Geschäfts- und Kreditkonten und berechnen Sie dann noch einen Lager- und einen Kassenstand mit ein, passt das schon. Führen Sie diese Berechnung mit erwarteten zukünftigen Zahlen weiter, sind Sie mitten in der Liquiditätsplanung angekommen.

Die Liquiditätsplanung ist die Königin der Planrechnung.

Wie geht das jetzt in der Praxis?
Eigentlich ganz einfach. Solange Sie nicht im Einkommensteuervorauszahlungs- und Sozialversicherungseinstufungs-Radl drin sind. Also sinnvollerweise sollten Sie in den ersten drei bis fünf Unternehmensjahren rund 35 bis 50 Prozent Ihrer Einnahmen eisern sparen, und zwar für die Einkommensteuer und für die Nachzahlung in der Sozialversicherung. Gehen Sie davon aus, dass die SVS rund 28 Prozent des Einkommens erhält. Das Finanzamt bekommt vom Rest dann noch bis zu 50 Prozent Einkommensteuer. Dieses „Sparen“ können Sie dann, wenn sich die Nachzahlungen in der SVS einpendeln, entweder beenden oder für andere Dinge weiterführen. Die Zahlungen an die SVS vermindern im Jahr der Zahlung die Steuerlast. Sie sollten nur wirklich immer darauf achten, dass Sie die SVS pünktlich bezahlen können, sonst droht im schlimmsten Fall von dort der sichere Konkursantrag. So wie überall gilt aber auch bei den Sozialversicherungsträgern: Wenn es sich wirklich mal nicht ausgehen sollte, bitte VORHER das Gespräch suchen. Sie werden sich wundern, was da plötzlich alles möglich ist!

Wenn es doch einmal eng werden sollte ...
Den Kopf in den Sand zu stecken, wenn es mal eng wird, ist überhaupt der allerschlechteste Rat. Sprechen Sie mit den Partnerinnen und Partnern – ob das jetzt Bank, Beraterinnen und Berater, Finanzamt, SVS, Krankenkassen oder die Kundinnen und Kunden sowie Lieferantinnen und Lieferanten sind – ein Gespräch in guten Zeiten beugt schlechten Zeiten meistens vor. Gerade in den ersten Jahren gilt: Sparen Sie rund 35 bis 50 Prozent Ihrer Einnahmen! Für die Einkommensteuer und für die Nachzahlung in der Sozialversicherung.

Mahnen Sie zeitnah!
Ein sehr schwieriges Thema ist, Zahlungsmodalitäten zu vereinbaren und das Vereinbarte dann auch durchzusetzen. Das Anbieten eines Skontos kann manchmal Wunder wirken und den Zahlungseifer der Kundinnen und Kunden beflügeln. Es gibt aber jene, die grundsätzlich die dritte Mahnung abwarten … Womit wir beim nächsten spannenden Punkt bei der Frage nach Liquidität sind: dem Mahnwesen. Lassen Sie offene Forderungen nicht zu lange ungemahnt. Setzen Sie ein dem Auftrag und der Branche und eventuell der Kundin oder dem Kunden angemessenes Zahlungsziel fest und prüfen Sie, ob die Zahlung in der Zahlungsfrist eingeht.

Wenn nicht, mahnen Sie zeitnah! Es hilft ungemein, persönlich anzurufen. Wenn das nicht wirkt, bleibt in letzter Konsequenz nur mehr der Gang zur Anwältin bzw. zum Anwalt und vors Gericht.

Wer stehen bleibt, geht zurück!
Stimmt, insbesondere bei der Frage der Liquidität. Das Instrument der Planung ist ein sehr schwierig zu beherrschendes, nicht umsonst gibt es Scharen von Unternehmensberaterinnen und -beratern, die sich genau mit diesem Thema befassen. Die Liquiditätsplanung ist die Königin der Planrechnung, die, einmal erstellt, ununterbrochen an die Realität angepasst werden muss, damit sie ihre Aussagekraft nicht verliert. Das ist eine Aufgabe für echte Spezialistinnen und Spezialisten!

Lassen Sie offene Forderungen nicht zu lange ungemahnt.

Der Steuerberater mit dem guten Kaffee rät: Wenn Sie einen Plan für die kommende Zeit haben wollen, gehen Sie mit Hirn an die Sache heran, schätzen Sie nur die großen Posten und nur auf 1000 Euro genau. Wenn Sie es genauer haben wollen, rufen Sie an oder kommen Sie vorbei, ich rechne Ihnen gerne die Liquidität oder den Stundensatz aus. Und bitte hüten Sie sich vor Voodoo-Zauberinnen und -Zauberern, die Ihnen erklären, dass die Liquidität die Differenz zwischen der Höhe des Betriebsmittelrahmens und dem aktuellen Bankkontosaldo ist. Mögen die Planungen beginnen!