Redaktion Werbemonitor

Fünf E-Mail-Tipps

Die Zahl der E-Mails, die bei uns eintrudeln, steigt ständig an. Studien verweisen auf unterschiedliche Zahlen, wie viele Mails jeder von uns täglich durchforsten muss. Die Rede ist von bis zu 100 Mails am Tag, abhängig von der Branche und dem Tätigkeitsbereich.

E-Mails zählen – neben Social Media – zu den Zeitfressern Nummer eins. Oftmals genügt aber schon ein verbesserter Aufbau, um mit einem kurzen Blick einschätzen zu können, wie wichtig der Inhalt ist. Die folgenden Grundregeln helfen, die Kommunikation via E-Mail zu verbessern.

  1. Persönliche Ansprache
    Egal ob per Du oder förmliches Sie – die persönliche Ansprache wirkt höflicher und professioneller. Vor allem fühlt sich die Person dadurch wirklich angesprochen. Daher bitte auch überprüfen, ob der Name korrekt geschrieben ist.

  2. Inhalt auf den Punkt bringen
    Am besten ist es, gleich des Pudels Kern zu treffen, ohne weit auszuholen. Unser Visavis will rasch wissen, warum er das E-Mail lesen soll und was von ihm verlangt wird. Details sollten angeführt werden, aber bitte keine Romane verfassen. Vor dem Versenden die Inhalte darauf checken, ob alles enthalten ist, bevor ein ewiges Hin und Her beginnt. Der Text sollte kurz und knackig geschrieben sein, unnötige Ausschmückungen also bitte vermeiden. Bitte auch bedenken, dass viele E-Mails entweder am Handy oder Tablet gelesen werden. Langes Scrollen ist mühsam und unproduktiv.

  3. Priorität
    Termine, Deadlines oder Ähnliches bitte deutlich hervorheben. Allerdings nur dann, wenn es wirklich wichtig ist. Der Trick, eine Top-Priorität vorzutäuschen, funktioniert oft nur ein paar Mal, dann wird der Absender schnell nicht mehr ernst genommen.

  4. Abkürzungen vermeiden, Emoticons sparsam einsetzen
    Nicht jeder versteht möglicherweise alle Abkürzungen und viele fragen auch nicht danach – entweder aus Angst, sich zu blamieren, oder aus reinem Desinteresse. Der Einsatz von zu vielen Emoticons kann auch missverständlich aufgefasst werden. Das E-Mail wirkt vielleicht bunt, aber der Inhalt wird dadurch nicht mehr hervorgehoben. Bitte auch mit Dateianhängen aufpassen. Wenn entweder zu wenig Inhalt in der Datei vorhanden ist oder z. B. ein Foto so groß ist, dass es den Rahmen der Inbox sprengt, nervt das gewaltig.

  5. Rechtzeitig antworten
    Bitte lassen Sie sich mit der Antwort nicht zu lange Zeit, weil Sie an einer besonders treffenden Formulierung feilen oder tatsächlich überlastet sind.

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