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Alle bereit?

Neben der richtigen technischen Ausrüstung, um professionell Videokonferenzen abzuhalten, gibt es ein paar Regeln, die helfen, mit der „neuen“ Art der Kommunikation besser umzugehen. Vom Hintergrund, der oft pikante Einblicke in die Arbeitsumgebung der Teilnehmer zulässt, bis hin zur Beleuchtung ist einiges zu bedenken. Was an Onlinemeetings nervt, ist oft die Dauer, ein mögliches „Durcheinanderquatschen“, wenn zu viele das Sagen haben, oder dass man sich nach der Besprechung enorm ausgelaugt fühlt. Braucht es einen Knigge? Wir haben fünf Tipps, wie Videotelefonate besser gelingen.

  1. Moderation
    So wie bei gewohnten Meetings ist es bei Onlinekonferenzen wichtig, einen Moderator zu bestimmen. Vor allem dann, wenn mehrere Teilnehmer am Gespräch beteiligt sind. Dieser muss darauf achten, dass alle zu Wort kommen und sich einbringen können. Er ist auch dafür zuständig, dass Themen, er Job, Agenda und Zeiten eingehalten werden. Es ist ein undankbarer Job, der Disziplin erfordert.

  2. Themen und Agenda
    Sinnvoll ist es, die Themen, um die es gehen soll, im Vorfeld festzulegen. Die bewährte Tagesordnung hat auch online Gültigkeit. Wenn es zu viele Bereiche sind, die besprochen werden müssen, teilen Sie die Themen in mehrere Meetings auf. Wichtig ist, zu hinterfragen, ob tatsächlich alle Personen teilnehmen müssen und was sie mit den einzelnen Aufgabenkreisen zu tun haben.

  3. Konzentration
    Es ist ungleich anstrengender, sich vor dem Bildschirm zu konzentrieren. Mögliche und willkommene Ablenkungen sind nahe, z. B. ein offenes Fenster erweckt die Aufmerksamkeit, weil draußen etwas vor sich geht, hereinkommen-de E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Ähnliches werden gleichzeitig gecheckt, weil man gerade nicht an der Reihe ist, etwas beizutragen usw. Richten Sie sich auf und beteiligen Sie sich am Geschehen. Es ist wirklich unhöflich und zeugt von Desinteresse, nebenbei etwas zu checken.

  4. Zeit einhalten
    Geben Sie Zeiten vor, die einzuhalten sind, oder halten Sie sich daran. Zu lange vor dem Bildschirm zu sitzen, laugt enorm aus. Falls Sie nicht mehr sitzen können, teilen Sie das mit und stehen auf, wie in jedem anderen Meeting auch. Was das Zeitmanagement betrifft, muss der Moderator echt firm sein!

  5. Nach dem Meeting
    Aufstehen, strecken, lüften, Wasser trinken … Beleben Sie Ihren Körper. Fassen Sie danach zusammen, wenn aus Ihrer Sicht etwas offengeblieben ist. Seien Sie nicht versucht, ein Onlinemeeting an das andere zu reihen, lassen Sie Pausen dazwischen, sonst sind Sie nach kurzer Zeit extrem ausgelaugt. Falls Sie nicht erreichbar sein wollen, beenden Sie das Konferenztool, andernfalls signalisieren Sie dauerhafte Bereitschaft.

Foto: yarruta © 123RF.com

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