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Agenturtools

Mittlerweile gibt es sie wie Sand am Meer, alle haben umfassende Funktionen – und doch fehlt bei genauerer Betrachtung vielleicht noch eine Variante. Dabei wollen Kreativbetriebe einfach nur Zeit sparen, einen besseren Überblick bekommen, mehr Effizienz in die Abläufe bringen und, und, und …  Manche schwören auf ein Werkzeug und andere setzen auf eine Kombination aus mehreren Apps. Wieder andere wurschteln eher schlecht als recht mit klassischen Instrumenten herum, weil die Zeit fehlt, sich in die Materie zu vertiefen. Wie gehen wir es an?

„Wir sind zwar die Kreativsten weit und breit, aber die Administration und das Drumherum … Naja, könnte besser sein.“ Solche oder ähnliche Sätze hört man, wenn es im Gespräch mit Kollegen um die Produktivität in einem Kreativbetrieb geht. Vieles ist gewachsen, manches aus einer Krisensituation abrupt entstanden (Stichworte: Plattencrash, Software beim Betriebssystem dabei etc.) und einiges gibt es, weil es nach wie vor funktioniert. Zeit ist ohnehin nie genug, um sich mit den verschiedenen Softwarelösungen auseinanderzusetzen, denn Beschäftigung mit der Materie ist angesagt. Dabei sind die Bedürfnisse unterschiedlich – ob Einpersonenunternehmen (EPU), Kooperationsnetzwerk, das aus verschiedenen Kreativen besteht, Agentur mit Mitarbeitern oder eine Mischung aus allem.

Fragen zu Beginn
Wenn die Idee vorherrscht, dass sich etwas ändern muss, gibt es ein paar vordergründige Fragen: Was ist in meinen Abläufen umständlich und könnte verbessert werden? Woran scheitert es? Welche Aufgaben und Prozesse sollen sich verbessern? Wer ist involviert? Was erwarte ich mir von der Neuerung? Letztendlich steht natürlich die Frage der Kosten im Raum, die aber im ersten Schritt vielleicht mehr behindert, als sie letztendlich bringt. Denn eine vergleichsweise teure Lösung kann möglicherweise viel bringen – oder aber das genaue Gegenteil bewirken. Kostenfreie Basisversionen reichen eventuell aus oder sind einfach nur Zeitverschwendung.

„Setzen Sie sich mit den Prozessen und Abläufen im Agenturalltag auseinander. Auch wenn Sie keine Mitarbeiter beschäftigen, empfehle ich Ihnen, Abstimmungsprozesse und projekttypische Abläufe mit Ihren Partnern, Lieferanten und Kunden zu beschreiben. Das hilft, die Schmerzpunkte oder Zeiträuber zu lokalisieren und diese zu priorisieren. So finden Sie leichter heraus, was mit der neuen Software jedenfalls verbessert werden sollte“, ist sich Profi Laurentius Mayrhofer sicher.

Alles umstellen?
In eine ähnliche Kerbe schlägt die Expertin für digitale Transformation Barbara Niederschick, wenn sie meint: „Ich kann nicht auf einen Schlag alles umstellen. Wichtig sind für mich die Produktivität und was im Vordergrund stehen soll. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht. In erster Linie geht es um Prioritäten, um Funktionalitäten und wie ich damit meine Produktivität steigern kann.“ Aus ihrer Sicht ist es notwendig, die erwähnten Schmerzpunkte zu lokalisieren. Wo hakt es am meisten? Ist es die Buchhaltung, weil sich Belege stapeln, sind es Abläufe mit Kunden, Lieferanten oder im Kooperationsnetzwerk, geht es um die Transparenz bei der Rechnung, die Auffindbarkeit von Informationen oder Dokumenten oder ist die Kommunikation mittlerweile mehr Flut als Welle? Möglicherweise stellt eine sinnvolle Kombination von wenigen Tools die bessere Herangehensweise dar.

Software oder Berater?
Bei der Suche nach den geeigneten Tools zeigt sich meistens rasch, dass fast jeder Anbieter eine Checkliste für die Auswahl erstellt hat. Der Nachteil davon: Sie ist stark auf das eigene Produkt zugeschnitten und die Software geht dann eher als Gewinner durch. Bei der Suche im Netz tauchen ebenso verschiedene Checklisten auf, die bei der Herangehensweise unterstützen können (Links siehe Infobox). Eine weitere probate Möglichkeit ist es, sich Berater ins Haus zu holen. Infrage kommen entweder reine IT-Spezialisten oder Unternehmensberater, die sich auf die Organisation und Prozesse in Unternehmen spezialisiert haben. Allerdings muss sich jeder, wie schon erwähnt, im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Anforderungen es überhaupt gibt. Am einfachsten ist es, die Wünsche aufzuschreiben und genau zu definieren, was sich verbessern soll. Manchmal reichen Tools, die ohnehin schon vorhanden sind. „Kreative sind erfahrungsgemäß stark visuell ausgerichtet. Sie würden vielleicht eher zu modernen und designten Benutzeroberfläche greifen. Jemand anderer ist vielleicht mit dem schlichten Filemakerumfeld zufrieden. Wichtig ist aus meiner Sicht, die eigenen Bedürfnisse zu beschreiben – und es muss Spaß machen, mit der Software zu arbeiten. Sonst tun Sie sich das lieber nicht an. Denn es geht bei den Produktivitätstools auch um eine Verhaltensänderung“, rät Unternehmensberaterin Barbara Niederschick abschließend.

Förderungen
Wenn sich bei den Wünschen und Vorstellungen die Gedanken im Kreis drehen, ist es sinnvoll, sich ein fachliches Visasvis ins Haus zu holen. Jemand, der sich mit Organisation und Prozessen wirklich auskennt. Ist es bei EPU schon schwer genug, die Abläufe festzulegen, kommt es bei Kooperationen oft zu einem Overflow an Struktur. Die gute Nachricht: Für diese Beratungen sind Förderungen abrufbar und es gibt verschiedene Zugänge.

1) Förderservice der Wirtschaftskammer Niederösterreich. Das Paket „kurz und bündig“ umfasst zwölf Beratungsstunden, die Förderung ist pro Stunde mit 40 Euro gedeckelt. Zusätzlich steht die Schwerpunktberatung am Programm. Bitte einfach im Vorfeld nachfragen, welche Förderung und welcher Berater (Schwerpunkt) für Sie passt. 2) KMU digital: Derzeit sind alle Mittel der Beratungs- und Umsetzungsförderung reserviert. Mit dem Antrag kann man sich auf eine Warteliste eintragen lassen. Details sind auf der Website abrufbar. 3) Digi4KMU, eine völlig neue Förderschiene des Landes Niederösterreich. Diese Förderung käme infrage, wenn sich z. B. einige Kreativbetriebe in einer Kooperation zusammentun, ihre Prozesse neu definieren und diese digitalisieren möchten.

Jetzt heißt es also erst einmal „Zurück an den Start“ und sich selbst die Fragen stellen, was sich ändern soll. Dann können Sie die nächsten Schritte setzen.

Viele hilfreiche Links, zusammengetragen von Laurentius Mayrhofer:
Agentursoftware-Guide
Checkliste: Auswahl einer Agentursoftware
Sieben Stolpersteine bei der Implementierung von Agentursoftware
eDossier: „PAGE EXTRA Agentursoftware 2020“
Kostenfreier Download
Apfelwiki

Förderungen:
Wirtschaftskammer Niederösterreich
Programm „kurz und bündig“
KMU digital
Digi4KMU

iStock.com/Adene Sanchez

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