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Schauplatz Schreibtisch

Mit ihm verbringen wir viel Zeit. Auf ihm liegt die Last des (Arbeits-)Lebens. Je nach Größe und Persönlichkeit stapeln sich auf ihm Projektmappen, Zeitungen, Stifte, Büroklammern, CDs, Kaffeetassen, Wassergläser, Fotos, Bücher, Blumen, Gimmicks, Nagellack, Schlüssel …

Zeig mir deinen Schreibtisch und ich sage dir, wer du bist – so oder so ähnlich lautet die Devise. Heißt das, ein unordentlicher Schreibtisch ist also Ausdruck echter Kreativität und ein leerer die Effizienz pur? Wie in so vielen Fällen ist eine Verallgemeinerung nicht zielführend, denn in beiden Aussagen steckt jeweils ein Körnchen Wahrheit. Fest steht: Das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung hat in einer Studie herausgefunden, dass rund zehn % der Arbeitszeit durch überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien sowie durch ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen verschwendet werden. Das sind fast 70 Tage im Jahr, die mit Suchen, Aufräumen und Organisieren verloren gehen!

"Zeig mir deinen Schreibtisch und ich sage dir, wer du bist!"

Hinzu kommt, dass gerade bei kleineren Unternehmen der Besprechungstisch für Kundentermine oft im  gleichen Raum steht – da hinterlassen das Chaos und ein suchender Dienstleister keinen guten Eindruck. Die Frage stellt sich, ob mit den Auftragsarbeiten auch so umgegangen wird? Wer nicht zum Archäologen seines eigenen Arbeitsumfelds werden möchte, dem sei empfohlen, Büro und Schreibtisch regelmäßig aufzuräumen und sich von Unnötigem zu trennen. Denn nach Abschluss eines oder mehrerer Projekte sollte auch für sich selbst – neben der Rechnungslegung – dessen bzw. deren physisches Ende signalisiert werden, damit Platz für Neues entsteht. Das Ritual sortiert die Gedanken und macht den Kopf frei für frische Impulse.

Ordnung mit System
Wer das Gewirr nicht selbst entflechten möchte, kann sich einen externen Dienstleister ins Haus holen, der dabei unterstützt, ein System in das kreative Durcheinander zu bekommen. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn die Unordnung nur mehr aufhält. Meistens analysieren jene Profis die Abläufe und schlagen anhand dessen ein Konzept vor, welches lebbar ist. Das geht dann schon in Richtung Informationsmanagement, das – abgesehen vom Schreibtisch – auch Kästen, Ordner sowie die digitale Ablage oder den Workflow miteinbezieht. Das schaufelt enorm viele Ressourcen frei und es bleibt einfach mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Für jene, die sagen: „Da muss ich selbst ran“, haben wir fünf Tipps zusammengestellt, die helfen, das Chaos in den Griff zu bekommen. 

  1. Themeninseln bilden
    Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Es empfiehlt sich, den unterschiedlichen Materialien (Stifte, Visitenkarten, USB-Sticks etc.) fixe Plätze am Schreibtisch zu geben. Der Fantasie und dem Ordnungssinn sind dabei keine Grenzen gesetzt. Aber: Nach der Verwendung nicht einfach wieder alles liegen lassen, sondern auf den zugedachten Platz zurücklegen.

  2. Aussortieren
    Wie viele unterschiedliche Kugelschreiber, Textmarker und Scheren lungern in der Lade herum? Und vor allem, wie lange schon? Viele davon sind möglicherweise schon ausgetrocknet oder Sie werden nie mit ihnen schreiben. Also bitte, weg damit.

  3. Infos sammeln
    Im Laufe des Tages kommt da einiges zusammen. Telefonnummer, Namen, Adressen, Tipps, Links etc. Egal ob Sie der analoge Typ mit Post-its sind oder der digitale, überlegen Sie sich ein System, wie Sie die Daten sammeln und zuordnen.

  4. Kabelsalat vermeiden
    Viele Designer arbeiten mit zwei Bildschirmen. Mit der Tastatur, dem Telefon oder einem Drucker kann sich ein Kabelgewirr bilden, das nicht nur Staub fängt, sondern einen Hürdenlauf am Schreibtisch verursacht. Die ganzen Kabel sollten der Einfachheit halber zu einem Strang zusammengefasst werden.

  5. Ordnung mit Pfiff
    Egal ob Dateien, E-Mails oder Papier – stellen Sie sinnvolle Ordnungssysteme her. Farbe hilft bei der Zuordnung und die Beschriftung unterstützt Sie dabei, Informationen schneller zu finden. Misten Sie die Projektmappen aus, nicht jedes Blatt oder jedes E-Mail muss aufgehoben werden. Bevor Sie das Büro verlassen, achten Sie darauf, ob Sie die Schreibtischoberfläche morgen genau so wieder vorfinden wollen, oder ob das etwaige Chaos eher demotivierend wirkt. Planen Sie zwischendurch immer wieder „Aufräumtage“ ein, dann wird alles nicht mehr so schlimm.

 Übrigens: Falls es Sie interessiert, was sich so in den Büros und auf den Schreibtischen von berühmten Persönlichkeiten tut, empfehlen wir diese Website.

Wussten Sie, welche die fünf schlechtesten Angewohnheiten am Schreibtisch sind?

1) Essen:
Wer kennt das nicht? Schnell das Mittagessen hinunterschlingen und nebenbei E-Mails oder Onlineartikel lesen. Das schadet der Gesundheit und die Unterlagen können auch ihr Fett abbekommen und werden unappetitlich.

2) Schlechte Haltung:
Ein zusammengesunkener Körper atmet flach und die Stimmung wird damit auch nicht besser. Das hat wiederum Auswirkungen auf die Kreativität. Überprüfen Sie die Ergonomie Ihres Arbeitsplatzes.

3) Langes Sitzen: Einfach mal vom Bildschirm losreißen. Jetzt! Kann doch nicht so schwer sein … Drehen Sie zwischendurch immer ein paar Runden, das befreit den Geist und belebt den Körper.

4) Bildschirm anstarren: Auch wenn es der Konzentration hilft, Ihre Augen brauchen dennoch Pause. Lassen Sie Ihren Blick im Raum herumschweifen. Wenn sich die Augen entspannen, wird die Sicht wieder klarer.

5) Auf Pausen vergessen: Die schlechte Nachricht: Schon nach 20 Minuten kann die Konzentration auf eine bestimmte Aufgabe nachlassen. Sie werden nicht schneller, wenn Sie einfach immer nur weitermachen.

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